Come fare una videoconferenza di successo in 4 step

La diffusione del Coronavirus ha condizionato la nostra vita privata e professionale. L'ambiente domestico si fonde con quello professionale. Molti non hanno uno spazio dedicato dove poter svolgere il proprio lavoro e condurre una videoconferenza in modo professionale può non essere semplice.

Ecco alcuni consigli per condurre una videoconferenza da casa in modo professionale.

1 Definisci le regole

Quando indici una videoconferenza con più di due interlocutori puoi inviare con l'invito alcune indicazioni per lo svolgimento del meeting. Se devi per esempio fare una presentazione puoi chiedere ai partecipanti di disattivare tutti i microfoni durante la presentazione per riattivarlo nella fase di discussione. Questo ti eviterà interruzioni e distrazioni.

2 Presentati come fosse una normale riunione

Una videoconferenza è solo uno strumento. Tutto il resto dovrebbe essere fatto nello stesso modo in cui condurresti una normale riunione in presenza quindi sii puntuale e scegli un abbigliamento consono alla situazione.

3 Scegli l'ambiente più adatto

L'ambiente in cui avvii una videoconferenza è importante per te e per il tuo ospite "virtuale":

• se è possibile scegli uno sfondo con una parete bianca che non distragga chi sta dall'altra parte dello schermo. Se non trovi lo spazio giusto, scarica i nostri sfondi da usare per le tue videoconferenze! Clicca qui;
• evita gli spazi troppo luminosi e le finestre alle tue spalle;
• posiziona il tuo device su una superficie stabile per evitare tremolii nello schermo;
• scegli una seduta comoda e adatta alla situazione che ti permetta di condurre un meeting anche prolungato in pieno comfort. Se puoi utilizza una seduta che ti permetta la regolazione in altezza del sedile e del supporto lombare come Leaf. Se non hai una seduta di questo tipo ma solo qualcosa di domestico preferisci una sedia come Milos, con uno schiumato che si adatti a te.

4 Condividi solo quello che vuoi presentare

Tutti i tool di videoconferenza permettono di condividere solo quello che vuoi presentare. Fai delle prove prima di connetterti con i tuoi colleghi e verifica di condividere solo i documenti che sono oggetto della videoconferenza, questo ti eviterà di mostrare documenti privati o altro materiale non utile alla videoconferenza.